Outils open source pour une entreprise.
Dolibarr
Alexandra

5 outils Open Source pour votre entreprise

Gérer son entreprise n’est pas toujours de tout repos et les outils pour nous y aider peuvent parfois coûter cher. Les licences de certains logiciels sont à durée déterminée et il faut donc prévoir au budget de quoi les renouveler. De plus, dès que notre entreprise à des besoins spécifique ça devient vite compliqué et coûte encore plus cher. Il existe pourtant une alternative : l’open source. Contrairement aux logiciels dits « propriétaires », l’open source est accessible sans payer une licence. Cela ne veut pas forcément dire que tous les outils open source sont gratuits, simplement que la licence, elle, l’est. Plus concrètement, une fois en possession de l’outil, vous pouvez le garder aussi longtemps que voulu et si vous vous y connaissez un peu en la matière vous avez même le droit d’améliorer votre outil. Dans le cas d’une entreprise, quels sont les outils qui peuvent vous être utiles ? Passons-en 5 en revue. Dolibarr Pour piloter votre entreprise, vous avez besoin de gérer votre comptabilité, votre facturation, vos contacts clients et fournisseurs, etc. Dolibarr est un outil qui vous permet de contrôler tout cela et bien plus encore. Outil en ligne, il vous est accessible de partout. Facile à installer, voire proposé par certains hébergeurs web pour une installation en quelques clics, il est à la portée de tous. Vous pouvez installer des modules complémentaires afin de l’adapter complètement à votre activité. Une communauté de développeur peut même concevoir pour vous un module spécifique si vous en avez le besoin. Mautic Mautic est un outil de marketing automatique complet et efficace qui vous permet entre autres de gérer les réponses après inscription aux newsletters, d’envoyer ces dernières avec un design personnalisé, de programmer l’envoi de certaines newsletters en fonction de l’intérêt des internautes sur votre site, etc. Il gère de façon native l’anonymisation des adresses IP ainsi que la gestion des opt-in. De fait, il respecte le RGPD et vos clients. Keepass La gestion des mots de passe est cruciale pour une entreprise. Il est vivement conseillé d’avoir un mot de passe sécurisé et différent pour chaque application utilisée. Se souvenir d’un mot de passe sécurisé n’est déjà pas simple, mais si l’on doit porter cet exercice à une dizaine d’entre eux cela devient une mission impossible. Keepass permet une gestion et un stockage sécurisé de vos accès, ainsi que la possibilité de configurer la saisie automatique de ceux-ci. De plus, il est notamment recommandé par l’agence nationale de sécurité du web. Indirectement, l’utilisation de Keepass est une étape dans le respect de nombreuses réglementations, dont le RGPD. WordPress Outil open source, il est l’incontournable de la création de sites web. De nos jours, un peu plus de 40 % des sites web à travers le monde sont réalisés avec WordPress. Ses nombreux thèmes, modèles, et extension en font un outil puissant pour tous ceux qui veulent concevoir leur site sans connaitre les langages du développement web. Plus encore, avec la possibilité de créer des thèmes sur mesure, il est aussi un formidable allié pour les agences web. Cela permet notamment de fournir au client un site vraiment personnalisé, tout en lui laissant l’occasion par la suite de publier son propre contenu et d’effectuer ses mises à jour, sans avoir à souscrire un contrat de maintenance. Chamilo Véritable plateforme de formation, Chamilo permet de diffuser ses formations sans autre coût que celui de son hébergement. Intuitive, facile à mettre en œuvre, cette plateforme est utilisée notamment par bon nombre d’universités de par le monde. Pour une entreprise, elle a l’avantage de permettre la diffusion de formations à tout le personnel et de pouvoir en contrôler l’accès facilement. Conclusion Il existe évidemment bien plus d’outils que les 5 que nous avons choisi de vous présenter. On pourrait encore citer Mantis pour le suivi des bugs de votre parc informatique, LimeSurvey pour la création et la gestion des sondages, et bien sûr LibreOffice, merveilleuse alternative à la suite Office de Microsoft. Certains sites comme le comptoir du libre (https://comptoir-du-libre.org/fr/) recensent bon nombre de ces logiciels.

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Logiciel de gestion commercial
Dolibarr
Alexandra

Comment personnaliser votre logiciel de gestion d’entreprise

Dans cet article, pas question de vous faire un mode d’emploi tout prêt qui changera votre vie de dirigeant. Non, nous allons simplement ici partager notre expérience sur une façon de personnaliser un logiciel de gestion d’entreprise pour qu’il vous ressemble. Tableau de bord De notre expérience, une des premières choses à adapter est le tableau de bord de votre outil. Et oui, je suis convaincue qu’un tableau de bord tout fait sera loin d’être adapté pour tout le monde. Affichez sur votre tableau de bord seulement les éléments qui sont judicieux pour vous. Quand vous ouvrez votre outil, vous devriez pouvoir voir en un coup d’œil les informations pertinentes pour votre spécialité. Par exemple, vous pourriez afficher vos factures en retard ou les dernières propositions commerciales effectuées. Vous pouvez aussi y afficher des statistiques pour vous permettre d’avoir un aperçu du rendement de votre activité. À vous de trouver ce qui vous convient le mieux. Le menu Là encore, les menus des logiciels sont souvent bien pensés, mais pareils pour tout le monde. Il peut parfois s’avérer utile de personnaliser un peu les choses aussi de ce côté-là. Par exemple, vous pourriez ajouter à votre menu, un bouton permettant d’accéder directement à votre saisie de temps sans avoir besoin de parcourir l’arborescence de votre ERP/CRM. Les couleurs Cela peut peut-être vous paraitre accessoire, mais la couleur peut influencer notre perception des choses et notre motivation. Pas question de faire de la psychologie au rabais ici, ce n’est pas notre domaine. Mais de notre expérience, individualiser notre outil de gestion d’entreprise aux couleurs de notre société nous rend plus impliqués dans ce que nous faisons. De la même manière, on peut ajouter une image de fond qui nous stimule. Ou un message d’accueil personnalisé qui nous fera sourire le matin. Imaginez commencer votre comptabilité, corvée que peu d’entre nous aiment faire, avec un logiciel aux images et aux messages qui nous donnent de l’énergie. Vous n’aurez peut-être pas envie de faire votre compta, mais je suis convaincue qu’il sera beaucoup plus facile de vous y mettre. Personnaliser votre logiciel de gestion d’entreprise: conclusion Voilà 3 points pour personnaliser votre ERP/CRM de façon à faire d’un outil de gestion d’entreprise, votre outil. Comme mentionné plus haut, ce ne sont que quelques pistes tirées de notre expérience et des vastes possibilités qu’offre notre ERP/CRM.

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Un CRM c'est quoi? Comme le montre cette image, c'est le concept au centre des relations clients d'une entreprise.
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Un CRM C’est quoi

Après notre article expliquant ce qu’est un ERP, il est temps de se pencher sur le partenaire indispensable de l’ERP dans la gestion d’entreprise: Le CRM. Mais au fait, un CRM, c’est quoi? CRM: Les relations au centre de tout Comme pour l’ERP, le CRM est aussi un acronyme anglais. Il signifie : Customer Relationship Management. Il s’agit donc d’un outil permettant la gestion de la relation client, d’où son sigle français GRC. Selon le site choisirmoncrm.com, c’est un concept préconisant la centralisation au sein d’une base de données de toutes les interactions entre une entreprise et ses clients. Cependant, le CRM ne se centre pas forcément que sur les clients, mais il peut aussi inclure les fournisseurs. Quels sont les avantages qu’apporte un CRM Les avantages de l’utilisation d’un tel outil sont nombreux. Cela commence par la simplification des échanges avec le client. En regroupant toutes les informations, elles sont accessibles plus rapidement par toute personne en ayant besoin. Par conséquent, aucune information n’est perdue, le client est mieux connu, rien n’est oublié et on lui donne ainsi de l’importance en lui évitant de se répéter. Il se sent écouté, cela augmente son niveau de satisfaction et la suite va de soi : il est fidélisé et recommande même votre entreprise à ses proches. Un autre avantage qui découle de cette simplification des échanges est un gain de temps considérable. En effet, éviter au client de se répéter c’est aussi s’abstenir de perdre du temps à lui reposer les mêmes questions inlassablement. De cette façon, à chaque nouvel échange, on avance dès le début sans avoir besoin de redemander les informations données lors du précédent contact. Un avantage un peu plus indirect et lié au RGPD. Effectivement, la centralisation des données de vos clients facilitera pour vous leur sécurisation et leur traitement conformément au RGPD. Si vous voulez en savoir plus à ce sujet vous pouvez consulter notre article : « La protection des données (RGPD) en pratique : Introduction ». Le lien avec l’ERP Si vous ne savez pas ce qu’est un ERP, vous pouvez consulter notre article dédié, « Un ERP c’est quoi ». Comme vous pouvez le pressentir, certains aspects du CRM se retrouvent dans l’ERP. C’est tout bonnement le cas des contacts. En effet, difficile de s’occuper de la facturation (partie ERP) sans avoir les coordonnées des clients pour envoyer les factures (partie CRM). Ainsi, lier l’ERP avec le CRM, ouvre les portes d’une nouvelle dimension dans la gestion d’entreprise. Celle de la fluidité de traitement, de la simplicité et d’un gain de temps. C’est pour cela que Prestalidaire vous propose un logiciel combiné ERP CRM, totalement modulable pour correspondre à vos besoins réels. Selon vos désirs, nous pouvons procéder pour vous au paramétrage intégral de l’outil, et nous vous accompagnons évidemment dans sa prise en main et dans son utilisation au quotidien. Découvrez notre CRM N’attendez plus et visitez, ou retournez, sur notre page dédiée à notre outil ERP CRM et demandez une offre personnalisée!

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Un ERP c'est quoi? Selon ce schéma, l'ERP est outil qui permet de gérer tous les aspects d'une entreprise.
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Alexandra

Un ERP C’est quoi?

Comme beaucoup d’acronymes, un ERP peut représenter plusieurs choses. Il est souvent utilisé pour parler des « établissements recevant du public » ou pour désigner un outil de gestion d’entreprise. C’est cette deuxième définition qui nous intéresse ici. ERP: Outil de gestion d’entreprise Dans le cas de la gestion d’entreprise, l’ERP est l’acronyme anglais de Enterprise Resource Planning c’est-à-dire la gestion des ressources de l’entreprise. Bien conçu, un ERP est un outil puissant pour vous soutenir dans votre rôle de chef d’entreprise au quotidien et épauler vos équipes à chaque niveau. Selon le site choisirmonerp.com, l’ERP est la colonne vertébrale de l’entreprise. Ainsi, il vous aidera à organiser et traiter votre comptabilité, vos offres commerciales et votre facturation, il vous secondera dans le traitement des ressources humaines et soutiendra votre gestion de projet. Ce n’est là qu’une version synthétique de ce que fait un ERP, mais cela vous donne une idée de sa puissance et de ce qu’il peut faire pour vous. Évidemment, un ERP ne limite pas son utilité à la gestion d’entreprise. Certains d’entre eux sont de formidables alliés pour la gestion des associations, collectivités. etc. Un gain de temps considérable L’ERP peut vous permettre de gagner un temps précieux en automatisant certaines tâches répétitives et chronophages. Selon les logiciels, vous pourrez programmer des envois automatiques, pour certaines factures ou relances par exemple. Vous pourrez y ajouter des modèles de documents comme les propositions commerciales ou vos conditions générales de vente. Vous pourrez également utiliser votre ERP pour suivre l’état de votre stock, de vos commandes et voir en un coup d’oeil les factures non payées. ERP: Un outil modulable Pour nous, il est indispensable qu’un tel outil s’adapte totalement à vous. Il nous paraît dommage que vous deviez vous adaptez à un nouvel outil alors que votre temps est précieux et bien trop souvent classé dans les denrées rares. C’est pourquoi Prestalidaire vous propose un outil complètement personnalisable afin qu’il colle vraiment à vos besoins. De plus, si vous le désirez, nous le paramétrons entièrement pour vous et bien sûr nous vous accompagnons dans sa prise en main et son utilisation au quotidien. Vous pourrez ainsi récupérer un peu de temps pour votre cœur de métier, ou tout simplement pour vous et votre famille. Découvrez notre Logiciel de gestion commercial N’attendez plus et visitez, ou retournez, sur notre page dédiée à notre logiciel de gestion commercial et demandez une offre personnalisée!

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Carnet d'adresse représentant les contacts pour l'importation dans Dolibarr
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Sébastien

Importer vos contacts dans Dolibarr

Quand vous recevez vos accès à votre plateforme Dolibarr, celle-ci est configurée, mais vide. Il est possible que vous souhaitiez démarrer avec une base vide ou que vous désiriez importer vos données depuis un autre système. Dans cet article, nous allons voir comment importer vos contacts dans Dolibarr.   Grâce au formulaire ci-contre, n’hésitez pas à rentrer en contact avec nous afin de nous demander de l’aide sur Dolibarr. Préparation des données à importer dans Dolibarr Préparer votre fichier d’importation en utilisant le document vierge que vous venez de télécharger. Placer vos données par ordre dans chaque colonne correspondante. Celles avec un * sont obligatoires. Sur la deuxième ligne, vous avez un exemple vous montrant comment remplir le tableau. Lancement de vos imports dans Dolibarr Commencez par contrôler que le module d’importation est activé dans le paramétrage des modules Depuis votre menu outil, cliquez sur « Assistant import », puis sur « Nouvel import » Sélectionnez ensuite les informations que vous voulez importer, en cliquant sur l’icône, représentant un fichier avec une roue crantée (appelé le « pictogramme » par la suite), située en face des données souhaitées. Choisissez le type de fichier désiré pour procéder à l’importation, en cliquant sur le pictogramme en face du type de fichier. Avec notre modèle, disponible en haut de notre article, nous allons prendre Excel 2007.   Sélectionnez le fichier que vous aurez préparé, et cliquez sur « ajouter fichier ». Quand cela est fait, cliquez sur le pictogramme en face de votre fichier pour aller à l’étape suivante.   Contrôlez que vos données sources (les données de la première colonne) correspondent bien aux champs équivalents dans Dolibarr. NOTE : Les noms de champs mis en évidence sont obligatoires dans Dolibarr (ils correspondent aux colonnes avec des * sur votre fichier Excel). Après ce contrôle, passez à la suite en cliquant sur « étape suivante », puis sur « lancer la simulation d’import » pour effectuer un dernier contrôle. Si vous n’avez pas d’erreur, vous pourrez importer vos contacts. Vous retrouverez dans votre Dolibarr tous ceux que vous aurez importés, ainsi que la référence d’importation.

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Une main écrit sur un écran transparent les secteurs gérés par un ERP-CRM.
Dolibarr
Alexandra

ERP CRM, 6 fonctionnalités de base.

Dans cet article, nous allons passer en revue les fonctionnalités d’un ERP CRM : Dolibarr. Dans les semaines à venir, nous ajouterons des articles pour voir en détail ces spécificités. Un outil doit se moduler à votre entreprise, ce n’est pas votre entreprise qui doit s’adapter à lui. Avec Dolibarr, vous pouvez activer uniquement les options dont vous avez l’utilité. Nous vous proposons ce logiciel en plusieurs formules sur notre page « ERP CRM ». Vous pouvez également demander une démonstration et nous nous ferons un plaisir de vous le présenter lors d’un rendez-vous en ligne. Définition d’ERP et CRM Selon leblogdudirigeant.com : un ERP est un logiciel de gestion d’entreprise et de pilotage de l’activité. C’est un outil qui est devenu indispensable pour les TPE et les PME qui souhaitent développer leur activité. Toujours selon leblogdudirigeant.com, le CRM, lui est un logiciel qui centralise l’ensemble des informations de la chaîne de valeur d’une entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Vous pouvez également retrouver des définitions plus complètes dans nos articles dédiés: Un ERP C’est quoi? et Un CRM C’est quoi. 6 fonctionnalités d’un ERP CRM Tableau de bord Sur votre tableau de bord, vous trouverez uniquement les éléments que vous avez activés et vous pourrez ensuite choisir votre affichage. Vous serez ainsi en mesure de visualiser plus aisément et rapidement les points importants pour vous. Vous aurez la possibilité de voir en un coup d’œil si vous avez des tâches en retard ou si vos factures sont à jour. Tiers Comme tout outil ERP CRM, vous y retrouvez vos clients, vos prospects et vos fournisseurs ainsi que leurs données de contacts. Les onglets viendront ensuite s’alimenter selon les modules que vous aurez configurés pour votre activité. Par exemple, si vous avez activé le module pour effectuer des offres et facturer vos prestations, vous pourrez en quelques clics faire une offre ou une facture à l’un de vos clients/prospects et les lui envoyer par mail avec un modèle que vous aurez préparé. Aviez-vous, jusqu’à présent, l’habitude d’inscrire vos contacts clients sur Excel ? Avec Dolibarr, vous pouvez importer votre liste facilement afin de retrouver directement vos données clients. Produits et services Dans le menu « produits et services », vous pourrez bien sûr retrouver votre catalogue complet, mais également suivre votre stock qui se corrigera au fur et à mesure de vos commandes et vos factures. Vous pouvez également choisir plusieurs variantes de prix. Par exemple, vous décidez d’un tarif pour un produit particulier. Un client souhaite acheter votre produit pour le revendre par la suite. Vous pouvez configurer facilement un prix avec une remise de 10% pour ce client, car il est revendeur. Dans cet exemple, vous aurez donc deux variantes de prix. Espace projet Au niveau des fonctionnalités d’un ERP CRM, la gestion des projets occupe une place importante. Dans le menu des projets, votre outil Dolibarr vous permet de les planifier et de les suivre, mais également de suivre vos opportunités. Par exemple, vous recevez une demande de l’un de vos prospects concernant une prestation, vous souhaitez suivre cette opportunité de vente et rassembler plusieurs éléments liés à cette demande au même endroit. Avec Dolibarr, vous pouvez tout retrouver dans votre projet. De même, vous pouvez créer des tâches que vous pouvez attribuer à des membres de votre équipe et afficher un diagramme correspondant. Espace commercial Dans le menu de l’espace commercial, vous accédez à la gestion de vos offres et de vos commandes. Vous avez également la possibilité de gérer les interventions auprès de vos clients, vos contrats ainsi que vos commandes fournisseurs. Facturation Depuis votre menu facturation, vous accédez aux factures de votre société, vous pouvez créer des factures manuellement, mais également en éditer depuis une offre qu’un prospect à valider ou depuis une commande et les informations seront reprises sur votre facture. Si dans votre société vous devez facturer des prestations récurrentes, vous avez la possibilité de concevoir un modèle de facture pour votre client qui se génère selon une récurrence que vous aurez choisie. Grâce à des modules complémentaires, vous avez la possibilité de mettre un lien de paiement PayPal avec votre facture. Fonctionnalités d’un ERP CRM : Conclusion Pour résumer, avec cet outil, vous pouvez avoir les contacts de vos prospects, clients et fournisseurs, votre catalogue de produits, gérer la facturation, la comptabilité, les projets et bien d’autres choses comme l’agenda intégré, la caisse enregistreuse ou la possibilité d’avoir un service de ticket directement lié à votre base de client. Ces dernières fonctions seront présentées dans les semaines à venir dans de nouveaux articles. De plus, pour chacune des fonctionnalités d’un ERP CRM présentées, vous pouvez extraire des statistiques selon vos besoins. Que ce soit vos clients, vos produits ou toute autre fonctionnalité, vous pourrez activer uniquement ce dont vous avez l’utilité. Désireux de vous servir au plus proche de vos besoins réels, n’hésitez pas à demander une offre en visitant notre page ERP CRM.

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