Archives des Gestion d'entreprise

Une bonne planification pour une bonne organisation de son temps avec Reclaim

Logiciel

5 outils d’aide à l’organisation

Vous, patron d’entreprise, savez combien il est important de bien s’organiser pour gérer son affaire et la faire fructifier sans se laisser dépasser par les tâches annexes ou que votre vie professionnelle ne déborde trop sur le temps personnel et notamment les moments en famille. Afin de vous aider, nous vous présentons ici 5 outils d’aide à l’organisation qui peuvent vous soutenir au quotidien. Organiser son agenda avec Reclaim Quand on pense à l’organisation, on songe généralement en premier lieu à la gestion de son temps, donc de son agenda. C’est sans nul doute le premier outil d’aide à l’organisation. Si l’on ne veut pas se laisser déborder par les tâches à faire et oublier des choses importantes, mieux vaut les planifier avec soin. Dans ce domaine, un outil que nous avons adopté et qui nous aide au quotidien, tant pour la gestion de Prestalidaire que pour nos activités personnelles, c’est Reclaim. Cet outil performant permet de grandement automatiser la gestion de votre agenda. En effet, vous y inscrivez les habitudes que vous avez, par exemple courir 1 h entre 7 h et 9 h 3 x par semaine. Vous y ajoutez les tâches, par exemple traiter une commande client qui prend 10 h et doit être terminée dans 3 jours. Reclaim regardera ensuite en fonction des éventuels rendez-vous que vous aurez mis dans votre agenda pour planifier ces tâches et habitudes. Si un nouveau rendez-vous vient s’ajouter, votre agenda s’adapte automatiquement. Dès le moment où le temps imparti pour une tâche devient limite par rapport aux heures de travail que vous avez planifiées, la tâche en question sera bloquée comme un rendez-vous. Cela permet notamment d’adjoindre à cette gestion de l’agenda un deuxième outil : Calendly. Calendly Cet outil permet de faciliter la prise de rendez-vous avec vos clients ou même vos fournisseurs. Au lieu de passer de nombreuses minutes à tenter de trouver une date qui correspond pour tout le monde, vous leur envoyez un lien où ils pourront planifier eux-mêmes le rendez-vous. Vous définissez vos disponibilités et vous synchronisez Calendly avec votre agenda. Votre interlocuteur sait donc quand vous êtes disponible et peut réserver le créneau qui l’arrange. Ce rendez-vous est alors immédiatement inscrit dans votre agenda et vous avez tous gagné un temps précieux. Workflowy Un autre point qu’on entend souvent quand on parle d’organisation est la to-do-list, ou liste des choses à faire. En cela, WorkFlowy est un outil idéal pour créer une telle liste. Vous pouvez y ajouter des tags afin de structurer vos listes, imbriquer des listes les unes dans les autres et partager tout ça avec vos collaborateurs pour un management efficace de vos différents projets. Vous pouvez aussi très bien l’utiliser comme liste de course par exemple, accessible depuis votre portable, ça vous simplifiera la vie ! Excel Nous vous avons beaucoup parlé lors des derniers posts de solutions permettant d’éviter Excel. Si ce n’est pas l’outil le plus adapté pour la comptabilité, la gestion de la relation clientèle, ou encore pour les registres RGPD, il n’en reste pas moins qu’Excel est un logiciel puissant qui peut vous être très utile dans votre organisation quotidienne. Que vous ayez besoin de faire un tableau de synthèse vous permettant de calculer rapidement le coût, puis le prix de vos différents produits ou services, ou que vous souhaitiez établir une statistique et des graphiques, Excel vous épaulera à la perfection. À noter toutefois que nous parlons ici d’Excel, car c’est ce que nous utilisons, mais vous pouvez évidemment vous orienter vers Numbers si vous travailler sur Mac ou un autre outil open source par exemple. Power Bi Dernier outil d’aide à l’organisation proposé ici, également conçu par Microsoft, Power Bi. Power Bi ressemble à l’affichage à Excel, mais la comparaison s’arrête là. Cet outil permet une connexion avec vos différentes bases de données et vous offre de compiler à souhait ces ressources pour en sortir des statistiques automatiques vous donnant une vue d’ensemble de la santé de votre entreprise. Vous pouvez, par exemple, y reprendre les informations sur le coût d’un client vs ce qu’il vous a rapporté afin de contrôler votre seuil de rentabilité. Ce logiciel vous permet en somme de vérifier de façon automatisée les différents KPI ou indicateurs de performances que vous avez choisis pour votre société.

29 mars 2022 Aucun commentaire

Découvrir comment déléguer c’est avant tout tendre la main et faire confiance.

Trucs et astuces

Comment déléguer

Il y a environ un mois, nous vous présentions sur notre page LinkedIn notre service de télésecrétariat que nous avons arrêté depuis. Lors de la préparation de ce post, nous nous sommes penchés sur l’aspect délégation qu’engendrait le fait de faire appel à un tel service. Nous souhaitons ici détailler un peu plus cet aspect pas si simple pour un chef d’entreprise et apporter une réflexion sûr « comment déléguer ». Refus de déléguer De nos jours, certains patrons refusent de déléguer leurs tâches par peur de perdre le contrôle sur leur entreprise. Ce refus peut naître d’une simple volonté de tout faire tout seul, mais malheureusement, il vient aussi souvent à la suite de mauvaises expériences. Il est vrai que se décharger de certaines tâches, c’est prendre le risque de ne pas être satisfait du résultat. Comme le dit le dicton « On n’est jamais mieux servi que par soi-même ». Cependant, ce que ce dicton ne précise pas, c’est que pour tout faire soi-même, il faut sacrifier du temps. Par conséquent, ce refus de déléguer vous force, bien souvent malgré vous, à renoncer à votre temps pour vos clients et l’on voit aussi trop régulièrement des entrepreneurs se privant de leur famille pour pouvoir tout gérer. Déléguer ce n’est pas abandonner Faisons un point. Déléguer ne veut pas dire abandonner le contrôle de votre entreprise à quelqu’un d’autre. Cela implique juste de laisser une personne s’acquitter des corvées chronophages que vous estimez de moindre importance. Par exemple : Comme vous pouvez le voir, c’est à chaque patron de décider quelles sont les tâches importantes qu’il doit faire lui et qu’elles sont celles qu’il peut déléguer. Comment déléguer Nous vous proposons de commencer par recenser chaque chose que vous faites dans votre entreprise. Lister les activités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, etc. Puis, classez-les par groupe. Par exemple, clients, fournisseurs, administratif, etc. Après cela, pour chaque tâche, posez-vous les questions suivantes : Si vous répondez oui à une de ces questions, ne déléguez pas cette tâche. Pour les autres, réfléchissez au comment et à qui les confier. Cela vous permettra de gagner du temps pour toutes les tâches que vous ne pouvez pas transmettre. Ensuite, ne déléguer pas à n’importe qui. Il faut une relation de confiance entre vous et la personne/entreprise à qui vous confiez votre tâche. Pensez aussi à l’aspect employé vs sous-traitant, travail en présence ou à distance. Enfin, prenez un moment pour mettre par écrit ce que vous souhaitez, et comment vous le voulez. Inutile de vous plaindre que votre secrétaire n’a pas mis en forme un document d’une certaine manière si vous ne lui avez pas explicitement indiqué ce que vous désiriez. Conclusion Pour terminer, déléguer ne signifie pas abandonner tout contrôle. Simplement, le gros du travail sur une tâche donnée sera exécuté par quelqu’un d’autre. Après, il est toujours important et utile d’effectuer un contrôle. Premièrement, cela permettra au début de clarifier certaines de vos volontés. Ensuite, constatant que le travail est bien fait, cela contribuera à établir une relation de confiance. Dans cette optique, nous vous conseillons de commencer par transmettre de petites choses et d’augmenter petit à petit les tâches déléguées en fonction de la confiance que vous avez avec votre employé ou sous-traitant.

25 janvier 2022 Aucun commentaire

Conseils lors de la fermeture : automatisation. Cela permet de vous dégager du temps et à votre entreprise de continuer de tourner.

Trucs et astuces

Conseils lors de la fermeture : automatisation

Les fêtes de fin d’années sont à quelques pas de nous et avec elles les éventuelles fermetures. Or, pour beaucoup d’entreprises, fermer pendant les fêtes est un vrai casse-tête. Partagés entre la volonté de passer ce temps précieux en famille et de continuer de faire fonctionner l’entreprise, bon nombre d’indépendants se retrouvent face un non-choix et se sentent déchirés en cette saison qui se devrait festive. Et s’il était envisageable de jouir de cette époque festive sans que l’entreprise arrête de tourner ? C’est possible, notamment grâce à l’automatisation. En cette période de fermeture, c’est le moment de penser à automatiser ce qui peut l’être afin de profiter des fêtes en toute sérénité. Traitement des mails Le traitement des mails peut être organisé de façon à libérer votre temps et éviter que votre boite de réception n’explose pas pendant les fêtes et ne vous inonde pas à votre retour. Vous pouvez aussi programmer des réponses automatiques, et pourquoi pas avoir une adresse sur laquelle vous rediriger les demandes très importantes. Conseils lors de la fermeture : automatisation de la facturation Ce n’est pas parce que l’entreprise ferme que rien ne doit être facturé. Certains logiciels de gestion d’entreprise proposent entre autres un envoi automatique des factures récurrentes. Cela est une bonne manière de prendre un congé mérité tout en s’assurant que l’entreprise perçoive ce dont elle a besoin pour son fonctionnement. Contenu web La régularité sur le web et les réseaux est un point essentiel pour la notoriété de votre entreprise sur la toile. Or, couper les fêtes pour écrire un article ou un post sur les réseaux sociaux n’est pas très motivant. Vous pouvez en l’occurrence les préparer en avance et programmer leur publication. Veille informationnelle Dans certains domaines, il est nécessaire de se tenir au courant des dernières nouveautés et d’être au fait de tout événement majeur de son secteur d’activité. Or, après une reprise de fermeture, passer en revue tous les articles parus sur le sujet peut s’avérer chronophage. La mise en place d’une veille informationnelle permet de filtrer les informations en amont et de ne lire à son retour que les points pertinents. Si vous voulez en savoir plus à ce sujet, consultez cet article : https://bibliotheque.uqac.ca/c.php?g=676692&p=4768479. Personnaliser son répondeur, informer ses clients de la fermeture Au-delà de l’automatisation, il est un point essentiel à ne pas négliger lors d’une fermeture, c’est d’en informer ces clients. En cette époque de fêtes, profitez-en pour leur adresser vos vœux et les informer des dates de fermeture ou réduction d’horaires, etc. De plus, pensez à personnaliser votre répondeur téléphonique et mail pour la circonstance en précisant bien quand vous serez disponible. Conseils lors de la fermeture : automatisation. Conclusion Il n’y a pas de recette toute faite pour gérer une fermeture. Chaque entreprise à ses particularités à prendre bien évidemment en compte et certaines ne peuvent tout simplement pas interrompre leur activité à cette période, car c’est le moment de l’année où elles font une majeure partie de leur chiffre d’affaires. Toutefois, ces conseils restent applicables, leur permettant de se concentrer uniquement sur la partie clientèle sans crouler sous l’administratif en plus. Si vous désirez des conseils plus pertinents et adaptés à votre situation, contactez-nous sans attendre !

20 décembre 2021 Aucun commentaire

Une main écrit sur un écran transparent les secteurs gérés par un ERP-CRM.

Dolibarr

ERP CRM, 6 fonctionnalités de base.

Dans cet article, nous allons passer en revue les fonctionnalités d’un ERP CRM : Dolibarr. Dans les semaines à venir, nous ajouterons des articles pour voir en détail ces spécificités. Un outil doit se moduler à votre entreprise, ce n’est pas votre entreprise qui doit s’adapter à lui. Avec Dolibarr, vous pouvez activer uniquement les options dont vous avez l’utilité. Nous vous proposons ce logiciel en plusieurs formules sur notre page « ERP CRM ». Vous pouvez également demander une démonstration et nous nous ferons un plaisir de vous le présenter lors d’un rendez-vous en ligne. Définition d’ERP et CRM Selon leblogdudirigeant.com : un ERP est un logiciel de gestion d’entreprise et de pilotage de l’activité. C’est un outil qui est devenu indispensable pour les TPE et les PME qui souhaitent développer leur activité. Toujours selon leblogdudirigeant.com, le CRM, lui est un logiciel qui centralise l’ensemble des informations de la chaîne de valeur d’une entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Vous pouvez également retrouver des définitions plus complètes dans nos articles dédiés: Un ERP C’est quoi? et Un CRM C’est quoi. 6 fonctionnalités d’un ERP CRM Tableau de bord Sur votre tableau de bord, vous trouverez uniquement les éléments que vous avez activés et vous pourrez ensuite choisir votre affichage. Vous serez ainsi en mesure de visualiser plus aisément et rapidement les points importants pour vous. Vous aurez la possibilité de voir en un coup d’œil si vous avez des tâches en retard ou si vos factures sont à jour. Tiers Comme tout outil ERP CRM, vous y retrouvez vos clients, vos prospects et vos fournisseurs ainsi que leurs données de contacts. Les onglets viendront ensuite s’alimenter selon les modules que vous aurez configurés pour votre activité. Par exemple, si vous avez activé le module pour effectuer des offres et facturer vos prestations, vous pourrez en quelques clics faire une offre ou une facture à l’un de vos clients/prospects et les lui envoyer par mail avec un modèle que vous aurez préparé. Aviez-vous, jusqu’à présent, l’habitude d’inscrire vos contacts clients sur Excel ? Avec Dolibarr, vous pouvez importer votre liste facilement afin de retrouver directement vos données clients. Produits et services Dans le menu « produits et services », vous pourrez bien sûr retrouver votre catalogue complet, mais également suivre votre stock qui se corrigera au fur et à mesure de vos commandes et vos factures. Vous pouvez également choisir plusieurs variantes de prix. Par exemple, vous décidez d’un tarif pour un produit particulier. Un client souhaite acheter votre produit pour le revendre par la suite. Vous pouvez configurer facilement un prix avec une remise de 10% pour ce client, car il est revendeur. Dans cet exemple, vous aurez donc deux variantes de prix. Espace projet Au niveau des fonctionnalités d’un ERP CRM, la gestion des projets occupe une place importante. Dans le menu des projets, votre outil Dolibarr vous permet de les planifier et de les suivre, mais également de suivre vos opportunités. Par exemple, vous recevez une demande de l’un de vos prospects concernant une prestation, vous souhaitez suivre cette opportunité de vente et rassembler plusieurs éléments liés à cette demande au même endroit. Avec Dolibarr, vous pouvez tout retrouver dans votre projet. De même, vous pouvez créer des tâches que vous pouvez attribuer à des membres de votre équipe et afficher un diagramme correspondant. Espace commercial Dans le menu de l’espace commercial, vous accédez à la gestion de vos offres et de vos commandes. Vous avez également la possibilité de gérer les interventions auprès de vos clients, vos contrats ainsi que vos commandes fournisseurs. Facturation Depuis votre menu facturation, vous accédez aux factures de votre société, vous pouvez créer des factures manuellement, mais également en éditer depuis une offre qu’un prospect à valider ou depuis une commande et les informations seront reprises sur votre facture. Si dans votre société vous devez facturer des prestations récurrentes, vous avez la possibilité de concevoir un modèle de facture pour votre client qui se génère selon une récurrence que vous aurez choisie. Grâce à des modules complémentaires, vous avez la possibilité de mettre un lien de paiement PayPal avec votre facture. Fonctionnalités d’un ERP CRM : Conclusion Pour résumer, avec cet outil, vous pouvez avoir les contacts de vos prospects, clients et fournisseurs, votre catalogue de produits, gérer la facturation, la comptabilité, les projets et bien d’autres choses comme l’agenda intégré, la caisse enregistreuse ou la possibilité d’avoir un service de ticket directement lié à votre base de client. Ces dernières fonctions seront présentées dans les semaines à venir dans de nouveaux articles. De plus, pour chacune des fonctionnalités d’un ERP CRM présentées, vous pouvez extraire des statistiques selon vos besoins. Que ce soit vos clients, vos produits ou toute autre fonctionnalité, vous pourrez activer uniquement ce dont vous avez l’utilité. Désireux de vous servir au plus proche de vos besoins réels, n’hésitez pas à demander une offre en visitant notre page ERP CRM.

21 mai 2021 Aucun commentaire