Qui a déjà vu l’icône de sa boite mail avec un petit « 200 » accroché dessus ? Décourageant n’est-ce pas ? C’est justement l’objectif du jour, réduire ce chiffre à un 0 : objectif 0 mail. On ne va pas ici supprimer la communication par mail. De nos jours, ce serait contreproductif et idiot. Non, nous allons simplement passer en revue quelques astuces pour ne pas nous laisser déborder.
Planifier votre temps
Oublier l’idée que pour atteindre cet objectif 0 mail, vous devez avoir le nez dans votre boite toutes les dix secondes. Cela peut vous sembler paradoxal, mais vous serez plus efficace si vous consacrez un temps défini au traitement de vos e-mails, plusieurs fois par jour. Par exemple, 10 minutes toutes les deux heures.
Organiser vos e-mails
Créez des dossiers ciblés et utilisez un outil magique mis à disposition par tous les logiciels de messagerie, les règles. Si vous prenez le temps de parcourir vos mails, bon nombre d’entre eux ne seront qu’informatifs et ne nécessiteront pas d’action immédiate de votre part. Faites en sorte de les classer automatiquement dans un ou plusieurs dossiers dédiés. Vous irez ensuite les consulter à un moment programmé 1 fois par jour.
Objectif 0 mail lu dans la boite de réception
Classez les mails lus ou supprimez-les. Inutile de garder 2000 mails dans votre boite de réception. Une fois lu et traité, il y a deux possibilités:
- On doit le conserver : Dans ce cas, on le glisse dans un dossier.
- On en a vraiment plus besoin : Alors direction la corbeille.
Suppression des abonnements inutiles
Désabonnez-vous. Si certains e-mails finissent directement à la poubelle sans avoir été ouverts, prenez le temps de vous désabonner de toutes ces newsletters qui vous spamment et vous éloignent de votre objectif 0 mail.
Bonus
Petit conseil en bonus pour éviter que le server n’envoie un petit message à vos contacts : « e-mail non délivré, la boite de votre correspondant est pleine ». Vider votre corbeille régulièrement et archiver ce qui doit l’être. La plupart des outils de messagerie offrent même une vidange automatique de la corbeille dès leur fermeture. Pour ce qui est de l’archivage, pensez d’abord à ne garder que ce qui doit vraiment l’être (attention au RGPD, mais ça, c’est un autre sujet). Enfin, certains logiciels proposent une option d’archivage. De manière différente, vous pouvez enregistrer vos e-mails dans un dossier sur votre ordinateur. Cela libérera votre espace et vous permettra de recevoir sans interruption vos précieux mails.
Conclusion
En suivant ces quelques pistes, vous finirez votre journée avec une boite de réception vide et en recommençant le lendemain, une bonne partie sera déjà triée. C’est moins décourageant et cela augmente votre efficacité de traitement, tout le monde y gagne !
Si vous désirez avoir des solutions plus adaptées à vos besoins spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter !
