Il y a environ un mois, nous vous présentions sur notre page LinkedIn notre service de télésecrétariat que nous avons arrêté depuis. Lors de la préparation de ce post, nous nous sommes penchés sur l’aspect délégation qu’engendrait le fait de faire appel à un tel service. Nous souhaitons ici détailler un peu plus cet aspect pas si simple pour un chef d’entreprise et apporter une réflexion sûr « comment déléguer ».
Refus de déléguer
De nos jours, certains patrons refusent de déléguer leurs tâches par peur de perdre le contrôle sur leur entreprise. Ce refus peut naître d’une simple volonté de tout faire tout seul, mais malheureusement, il vient aussi souvent à la suite de mauvaises expériences. Il est vrai que se décharger de certaines tâches, c’est prendre le risque de ne pas être satisfait du résultat. Comme le dit le dicton « On n’est jamais mieux servi que par soi-même ». Cependant, ce que ce dicton ne précise pas, c’est que pour tout faire soi-même, il faut sacrifier du temps. Par conséquent, ce refus de déléguer vous force, bien souvent malgré vous, à renoncer à votre temps pour vos clients et l’on voit aussi trop régulièrement des entrepreneurs se privant de leur famille pour pouvoir tout gérer.
Déléguer ce n’est pas abandonner
Faisons un point. Déléguer ne veut pas dire abandonner le contrôle de votre entreprise à quelqu’un d’autre. Cela implique juste de laisser une personne s’acquitter des corvées chronophages que vous estimez de moindre importance. Par exemple :
- Pour un dirigeant, rédiger les vœux de fin d’année à ses clients lui-même sera essentiel, car c’est en partie ce qui le différencie de ses concurrents.
- Pour un autre entrepreneur, les vœux sont un plus, mais c’est une tâche qu’il peut confier sans problème à une secrétaire.
Comme vous pouvez le voir, c’est à chaque patron de décider quelles sont les tâches importantes qu’il doit faire lui et qu’elles sont celles qu’il peut déléguer.
Comment déléguer
Nous vous proposons de commencer par recenser chaque chose que vous faites dans votre entreprise. Lister les activités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, etc. Puis, classez-les par groupe. Par exemple, clients, fournisseurs, administratif, etc. Après cela, pour chaque tâche, posez-vous les questions suivantes :
- Ma relation avec mes clients, leur fidélisation, dépend-elle directement de cette tâche ?
- Cette action reflète-t-elle une partie de ce qui me différencie de mes concurrents ?
- Cette activité me procure-t-elle du plaisir quand je la fais ?
- Ai-je une obligation légale à exécuter cette tâche moi-même ?
Si vous répondez oui à une de ces questions, ne déléguez pas cette tâche. Pour les autres, réfléchissez au comment et à qui les confier. Cela vous permettra de gagner du temps pour toutes les tâches que vous ne pouvez pas transmettre.
Ensuite, ne déléguer pas à n’importe qui. Il faut une relation de confiance entre vous et la personne/entreprise à qui vous confiez votre tâche. Pensez aussi à l’aspect employé vs sous-traitant, travail en présence ou à distance.
Enfin, prenez un moment pour mettre par écrit ce que vous souhaitez, et comment vous le voulez. Inutile de vous plaindre que votre secrétaire n’a pas mis en forme un document d’une certaine manière si vous ne lui avez pas explicitement indiqué ce que vous désiriez.
Conclusion
Pour terminer, déléguer ne signifie pas abandonner tout contrôle. Simplement, le gros du travail sur une tâche donnée sera exécuté par quelqu’un d’autre. Après, il est toujours important et utile d’effectuer un contrôle. Premièrement, cela permettra au début de clarifier certaines de vos volontés. Ensuite, constatant que le travail est bien fait, cela contribuera à établir une relation de confiance.
Dans cette optique, nous vous conseillons de commencer par transmettre de petites choses et d’augmenter petit à petit les tâches déléguées en fonction de la confiance que vous avez avec votre employé ou sous-traitant.
