5 outils d’aide à l’organisation

Vous, patron d’entreprise, savez combien il est important de bien s’organiser pour gérer son affaire et la faire fructifier sans se laisser dépasser par les tâches annexes ou que votre vie professionnelle ne déborde trop sur le temps personnel et notamment les moments en famille.

Afin de vous aider, nous vous présentons ici 5 outils d’aide à l’organisation qui peuvent vous soutenir au quotidien.

Organiser son agenda avec Reclaim

Quand on pense à l’organisation, on songe généralement en premier lieu à la gestion de son temps, donc de son agenda. C’est sans nul doute le premier outil d’aide à l’organisation. Si l’on ne veut pas se laisser déborder par les tâches à faire et oublier des choses importantes, mieux vaut les planifier avec soin.

Outil d'aide à l'organisation: Reclaim

Dans ce domaine, un outil que nous avons adopté et qui nous aide au quotidien, tant pour la gestion de Prestalidaire que pour nos activités personnelles, c’est Reclaim. Cet outil performant permet de grandement automatiser la gestion de votre agenda. En effet, vous y inscrivez les habitudes que vous avez, par exemple courir 1 h entre 7 h et 9 h 3 x par semaine. Vous y ajoutez les tâches, par exemple traiter une commande client qui prend 10 h et doit être terminée dans 3 jours. Reclaim regardera ensuite en fonction des éventuels rendez-vous que vous aurez mis dans votre agenda pour planifier ces tâches et habitudes. Si un nouveau rendez-vous vient s’ajouter, votre agenda s’adapte automatiquement. Dès le moment où le temps imparti pour une tâche devient limite par rapport aux heures de travail que vous avez planifiées, la tâche en question sera bloquée comme un rendez-vous. Cela permet notamment d’adjoindre à cette gestion de l’agenda un deuxième outil : Calendly.

Calendly

Cet outil permet de faciliter la prise de rendez-vous avec vos clients ou même vos fournisseurs. Au lieu de passer de nombreuses minutes à tenter de trouver une date qui correspond pour tout le monde, vous leur envoyez un lien où ils pourront planifier eux-mêmes le rendez-vous. Vous définissez vos disponibilités et vous synchronisez Calendly avec votre agenda. Votre interlocuteur sait donc quand vous êtes disponible et peut réserver le créneau qui l’arrange. Ce rendez-vous est alors immédiatement inscrit dans votre agenda et vous avez tous gagné un temps précieux.

Programmer Ses rendez-vous et bien s'organiser avec Calendly.

WorkFlowy

Un autre point qu’on entend souvent quand on parle d’organisation est la to-do-list, ou liste des choses à faire. En cela, WorkFlowy est un outil idéal pour créer une telle liste.

Des check-list d'exception grâce à WorkFlowy

Vous pouvez y ajouter des tags afin de structurer vos listes, imbriquer des listes les unes dans les autres et partager tout ça avec vos collaborateurs pour un management efficace de vos différents projets. Vous pouvez aussi très bien l’utiliser comme liste de course par exemple, accessible depuis votre portable, ça vous simplifiera la vie !

Excel

Nous vous avons beaucoup parlé lors des derniers posts de solutions permettant d’éviter Excel. Si ce n’est pas l’outil le plus adapté pour la comptabilité, la gestion de la relation clientèle, ou encore pour les registres RGPD, il n’en reste pas moins qu’Excel est un logiciel puissant qui peut vous être très utile dans votre organisation quotidienne. Que vous ayez besoin de faire un tableau de synthèse vous permettant de calculer rapidement le coût, puis le prix de vos différents produits ou services, ou que vous souhaitiez établir une statistique et des graphiques, Excel vous épaulera à la perfection. À noter toutefois que nous parlons ici d’Excel, car c’est ce que nous utilisons, mais vous pouvez évidemment vous orienter vers Numbers si vous travailler sur Mac ou un autre outil open source par exemple.

Power Bi

Dernier outil d’aide à l’organisation proposé ici, également conçu par Microsoft, Power Bi. Power Bi ressemble à l’affichage à Excel, mais la comparaison s’arrête là. Cet outil permet une connexion avec vos différentes bases de données et vous offre de compiler à souhait ces ressources pour en sortir des statistiques automatiques vous donnant une vue d’ensemble de la santé de votre entreprise. Vous pouvez, par exemple, y reprendre les informations sur le coût d’un client vs ce qu’il vous a rapporté afin de contrôler votre seuil de rentabilité. Ce logiciel vous permet en somme de vérifier de façon automatisée les différents KPI ou indicateurs de performances que vous avez choisis pour votre société.

Une organisation simplifiée grâce à un contrôle automatisé des KPI.

Si vous voulez en savoir plus sur ces outils d’aide à l’organisation ou que vous souhaitiez passer en revue votre organisation digitale, contactez-nous pour un premier entretien gratuit !