Automatisation des process

Diminuer les tâches chronophages pour un gain de temps et une augmentation des missions. Découvrez les avantages d’être accompagné pour l’automatisation des process.

L’automatisation des process, c’est quoi ?

Un bon nombre de tâches chronophages peuvent être exécutées de façon automatique à différents niveaux. Un exemple courant d’automatisation est le principe du publipostage proposé notamment par Microsoft Office. Les coordonnées de vos contacts sont entrées dans un tableur. Par la suite, une lettre est rédigée dans un traitement de texte en incluant des zones, comme l’adresse du destinataire, son nom et son prénom, qui vont reprendre les données enregistrées dans le tableur. Cela vous permet de personnaliser un minimum un courrier type que vous allez pouvoir envoyer ensuite à des dizaines, voir des centaines de personnes sans avoir besoin de modifier chaque lettre manuellement.

On peut voir l’automatisation des process comme des rouages qui vont transformer ces tâches chronophages en temps pour votre cœur de métier.

Rouages représentant le principe d'automatisation des process: transformer les tâches chronophage en temps.

Pourquoi automatiser les process ?

La première réponse à cette question est sans aucun doute le gain de temps. Mais cela ne se limite pas à ça. En effet, automatiser certaines tâches permet d’éviter de nombreuses erreurs et par conséquent d’augmenter la satisfaction de vos clients. Continuons avec l’exemple du publipostage. Admettons que vous n’avez pas automatisé cette action. Vous modifiez donc chaque courrier manuellement, un par un. Voilà que votre téléphone sonne et vous interrompt dans votre concentration. Vous reprenez votre travail et pensez que vous aviez fini de traiter la lettre en cours. Vous l’imprimer et l’envoyer sans vous apercevoir que vous aviez omis de corriger le nom de la personne dans l’ouverture de la lettre. En conséquence, votre client Monsieur X, reçoit une lettre adressée à Madame Y. Sans grande gravité, cette erreur est toutefois gênante et pourrait potentiellement mettre à mal votre crédibilité, notamment auprès d’un nouveau client.

Que peut-on automatiser ?

De nos jours, tout ou presque tout ce qui se fait à l’aide de l’informatique peut être automatisé. Cela veut-il dire qu’il soit indispensable de tout automatiser ? Non. Ce n’est pas parce que la technologie le permet qu’il faille le faire dans tous les cas sans réfléchir. Reprenons notre exemple. Dans certains cas, il peut être utile, voire nécessaire, de rédiger un courrier plus personnel pour un client. C’est le cas notamment des réponses aux doléances. Votre client se sentira mieux écouté et aura davantage l’impression que sa plainte est prise en compte si vous lui écrivez personnellement, plutôt que de lui envoyer une lettre type. Il faut donc trouver un juste milieu, en fonction de vos objectifs et du fonctionnement de votre entreprise afin d’automatiser les tâches qui peuvent l’être sans pour autant entrer dans la surautomatisation.

Comment savoir quelles tâches automatiser ?

Trouver le juste milieu est parfois ardu et peut prendre un certain temps. Il est nécessaire de commencer par une analyse approfondie de tous les processus, des objectifs et des moyens techniques de l’entreprise. Suite à cela, il faudra mener une réflexion pour déterminer quelles sont les automatisations qui apporteront le bénéfice le plus important à l’entreprise. Un regard extérieur et neutre est souvent profitable pour parvenir à cet équilibre. C’est pourquoi Prestalidaire vous accompagne tout au long de ce processus.

L’automatisation supprime-t-elle des emplois ?

Il serait inutile de nier que parfois la réponse est positive. C’est le cas notamment dans le secteur automobile où les robots ont remplacé certains travailleurs. Cependant, chez Prestalidaire, notre but est de donner les clés à tout le personnel pour qu’ils puissent effectuer leur mission plus efficacement. En conséquence, cela permettra d’accroire la satisfaction client et donc la notoriété de l’entreprise. Qui dit meilleure réputation, dit plus de prospects, ce qui peut conduire à terme à une augmentation du nombre de postes de travail. Dans tous les cas, l’avenir de l’entreprise est dans les mains de ses dirigeants et de ses employés, nous ne sommes là que pour les aiguiller.

Sautez le pas sans risque !

Vous souhaitez en savoir plus ? Parlons-en ensemble. Vous pourrez nous poser vos questions, nous faire part de vos craintes, de vos besoins et de vos envies. En retour, vous obtiendrez un devis détaillé vous permettant de prendre une décision en toute connaissance de cause et en toute liberté. C’est sans engagement, alors n’attendez plus et demandez une offre !

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